السياسيات المالية قدرات للتنمية المجتمعية

المملكة الأردنية الهاشمية

وزارة التنمية الاجتماعية

سجل الجمعيات

جمعية قدرات للتنمية المجتمعية

مسجلة تحت الرقم (2017012216715)  لسنة 2017

النظام المالي

( اللائحة المالية )

المملكة الأردنية الهاشمية – المفرق

Qudrat.Jordan@gmail.com البريد الإلكتروني:

هاتف :(026236660 / 0799436661 / 0788887725) فاكس (026236660) الرمز البريدي : 25110  ص.ب. 335

كلمات مفتاحيية :

يكون للكلمات والعبارات التالية حيثما وردت في هذا النظام المعاني المخصصة لها أدناه ما لم تدل القرينة على غير ذلك:

المملكة: المملكة الأردنية الهاشمية

المسؤول المباشر / (الوزارة ): وزارة التنمية الاجتماعية.

سجل الجمعيات: الإدارة المباشرة التي تتبعها الجمعية بوزارة التنمية.

النظام الأساسي: نظام تسجيل الجمعية المعتمد من سجل الجمعيات والمنظم العام لعمل الجمعية.

الجمعية: جمعية قدرات للتنمية المجتمعية.

القانون: القوانين المعمول بها بالمملكة الأردنية الهاشمية .

الهيئة العامة: جميع منتسبي الجمعية والمسددين لإشتراكهم ويحق لهم التصويت.

الهيئة الادارية: الهيئة المنتخبة من الهيئة العامة والمخولة بإتخاذ القرارت وتسير أعمال الجمعية وإدارتها.

الشؤون المالية/ المحاسبة: الادارة أو القسم المعني بمتابعة كافة العمليات المالية في الجمعية.

النظام: النظام المالي واللائحة المالية لجمعية قدرات للتنمية المجتمعية .

الادارات: إدارت وأقسام والهيكل التنظيمي المختلفة في الجمعية.

نظام محاسبي : نظام إلكتروني ينظم العمليات والقيود المالية والمحاسبية والمستودعات والمخزون والقوائم والتقارير المالية.

السند: السندات أو المستندات الماليه الخاصة بالجمعية سواء سندات قبض نقدية وعينية أو سندات صرف نقدية أو عينية.

النظام الداخلي لتنظيم العمل قدرات للتنمية المجتمعية

يبدأ العمل به إعتباراً من تاريخ       15  /     1  /      2018  م

  المادة (1) هدف النظام المالي  :   

يهدف هذا النظام إلى بيان القواعد الاساسية للنظام المالي الذي يحكم أنشطة الشؤون المالية ، بالاضافة الى تأمين إطار مرجعي يتبعه العاملون في الجمعية عند القيام بالانشطة المالية، ويهدف هذا النظام إلى المحافظة على أموال وممتلكات الجمعية وتنظيم قواعد الصرف والتحصيل والمراقبة والضبط الداخلي وسلامة جميع الحسابات والمعاملات المالية.

 المادة (2)

2-1 النظام الاساسي للجمعية جزء لا يتجزأ من هذا النظام، وهو المرجع الرئيسي لتنظيم عمل الجمعية.

2-2 ما يخص أعضاء الهيئة العامة والادارية واجتماعتها كما هو وارد بالنظام الاساسي.

2-3 الملكية الفكرية :

 تكون حقوق الملكية الفكرية لجمعية قدرات للتنمية المجتمعية من بناء هذا النظام، فهو ملكية خاصة للجمعية ويستعمل فيما يتصل بأداء الاعمال المالية ذات العلاقة بهذا النظام.

2-4 النظام المالي جزء لا يتجزأ من النظام الاساسي للجمعية والنظام الاداري الداخلي واللوائح والانظمة والادلة والسياسات الاجرائية للجمعية ومكمل لها.

 المادة (3)  قواعد عامة مهمة:

3-1 تسري بنود هذا النظام على جميع المعاملات المالية بالجمعية.

 3-2 تطبيق هذا النظام من مسؤولية الشؤون المالية والهيئة الادارية للجمعية.

3-3 التأكد من تنفيذ النظام وإلتزام الادارات بهذا من النظام من قِبل المدقق الداخلي والمحاسب القانوني (مدقق الحسابات الخارجي ).

3-4 ما لم يرد في هذا النظام يعتبر من صلاحيات الهيئة الادارية أو من تفوضه.

3-5 للهيئة العامة تعديل أو إلغاء أي بند من بنود هذا النظام بما تقتضية مصلحة الجمعية.

3-6 تبدأ السنة المالية للجمعية مع بداية العام الميلادي وتنتهي مع انتهائه.

3-7 العملة المستخدمة في كافة المعاملات المالية هي الدينار الاردني.

3-8 يجب حفظ كافة الوثائق وآرشفتها إلكترونيا بنظام محاسبي وورقياً لكل أعمال الشؤون المالية (العقود، الاتفاقيات، القوائم المالية، الميزانيات، الموازنات، المستندات والسندات المالية، وكافة المستندات ذات الاهمية المالية والقانونية).

3-9 تطبق بنود هذا النظام على كافة العاملين والمتعاملين مع الجمعية.

3-10 أمناء الصندوق والمستودعات والمخزون وكافه العهد المختلفة مسؤولون عما بحوزتهم من العهد النقدية والعينية والشيكات والأصول والموجودات.

3-11 لا يجوز لكل العاميلن بالشؤون المالية والمستودعات والمشتريات والعطاءات على وجه الخصوص وكافة العاملين على وجه العموم قبول الهدايا الشخصية النقدية والعينية من الموردين والمتبرعين والمتعاملين مع الجمعية.

3-12 المستندات والسندات المالية النقدية والعينية يجب أن تكون بأرقام متسلسلة ومروسة بشعار الجمعية وتحفظ في مكان آمن وتصرف بموجب مستند استلام رسمي وتدقق بشكل دوري.

3-13 تلتزم وتتبع الجمعية القواعد والاجراءات المالية والمحاسبية المتعارف عليها.

3-14 تسجيل القيود المحاسبية اولاً بأول، وتقديم التقارير المالية بشكل دوري.

3-15 الالتزام بالجرد والتدقيق المالي عند نهاية السنة المالية أو تغيير أمين الصندوق أو تغيير الهيئة الادارية او الجرد المفاجئ التفقدي، وجرد الاصول الثابتة للجمعية.

المادة (4)  إيرادات الجمعية ( القبض ) :–

4-1 يتم تحصيل أموال وتبرعات الجمعية النقدية والعينية والشيكات من خلال سندات قبض رسمية.

 4-2 تسليم سندات القبض للموظف المعني أو المسؤول بموجب نموذج صرف سند قبض معتمد.

4-3 متابعة سندات القبض من خلال سجل ورقي او الكتروني مخصص لهذه الغاية.

4-4 لا يتم صرف سندات قبض جديدة الا بعد تسليم السندات القديمة وتدقيقها.

4-5 الجرد الدوري لدفاتر سندات القبض للتأكد من ترتيبها وحفظها ومتابعتها وحسن استعمالها.

4-6 يتم قبض المبالغ النقدية والعينية والشيكات بموجب سند قبض مختوم وموقع من المستلم مع كتابة اسم المستلم وتاريخ الاستلام.

4-7 أي سند قبض يتم إلغاؤه يحتفظ بالأصل الملغي مع النسخ المتبقية لنفس رقم السند ، ويوقع عليه الشخص المعني مع ذكر سبب الالغاء.

4-8 يتضمن سند القبض عند صرفه البيانات التالية:

4-8-1 قيمة أو نوعية وعدد المتبرع به سواء نقدي أو عيني ( بالارقام والكتابة ).

4-8-2 التاريخ.

4-8-3 نوع التبرع (إشتراك، صدقة، زكاة، عام، مشروط يصرف بمكان محدد ، …… ).

4-8-4 طريقة التبرع ( نقداً، شيك مع ذكر رقم الشيك والبنك المسحوب عليه، عيني).

4-8-5 اسم المتبرع ( وبياناته إن أمكن العنوان ورقم الهاتف ،….).

4-8-6 اسم المستلم الثلاثي وتوقيعه.

4-8-7 أن يكون السند يحمل إسم وشعار وختم الجمعية ورقم متسلسل.

4-9 نسخ سند القبض ( يتكون من 3 نسخ):

4-9-1 الأصل للمتبرع.

4-9-2 نسخة للشؤون المالية ( الحسابات ).

4-9-3 نسخة ثابتة بدفتر السندات للحفظ والارشفة.

4-10 يتم توريد المقبوضات النقدية والعينية إلى الجهة المعنية بالجمعية أمين الصندوق والشؤون المالية، ومن ثم إيداع المبالغ النقدية بحسابات الجمعية البنكية والحصول على مستند إيداع يحتفظ به بسجلات الجمعية المالية، والمواد العينية تسلم إلى إدارة المستودعات والمخزون بشكل رسمي وبموجب مستندات استلام وادخال رسمية.

4-11 تشكيل لجنة لحصر التبرعات العينية وعمل محاضر ونماذج خاصة بها، وبعدها يتم تقييم تلك التبرعات وما يتم الاستفادة منه مباشرة للجمعية، وتقديم تقرير للهيئة الادارية بتلك التبرعات للاتخاذ القرار المناسب بالتصرف فيها من توزيعها أو بيعها.

4-12 التحويل البنكي أو الاقتطاع الشهري ( مستند تحويل )

 وهو تبرع من حساب بنكي شخصي للمتبرع، يتم من خلاله خصم مبلغ محدد بتاريخ محدد من حسابه بصفه مستمره محددة المدة وتحويل هذا المبلغ إلى حساب بنك الجمعية، ويحتوي مستند الاقتطاع الشهري البيانات التالية:

4-12-1 اسم المتبرع.

4-12-2 اسم بنك المتبرع رقم حساب المتبرع وفرع البنك الذي فيه الحساب.

4-12-3 تاريخ الاقتطاع.

4-12-4 مبلغ التبرع ( قيمة الاقتطاع الشهري).

4-12-5 اسم المستفيد من الاقتطاع ( الجمعية).

4-12-6 رقم حساب المستفيد من الاقتطاع ( الجمعية ).

4-12-7 الغرض من التبرع ( الجهة أو المشروع التي سيصرف عليها التبرع).

4-12-8 إرسال نسخة من مستند الاقتطاع للبنك والاحتفاظ بنسخة بسجلات الجمعية.

4-13 إلتزام الشؤون المالية إعداد كشوفات شهرية وكشوفات دورية توضح المقبوضات النقدية والعينية والتحليلات اللازمة لذلك وتسلم للهيئة الادارية.

المادة (5)  مصروفات الجمعية ( النفقات ) :–

5-1 يتم اعتماد الصرف أو الدفع من قبل الهيئة الادارية للجمعية أم من يفوض رسمياً بذلك.

 5-2 المصروفات والنفقات المالية للجمعية تنفذ بشكل سليم ورسمي بواسطة المستندات والكشوف والنماذج المعتمدة لذلك، ووفقا للاجراءات المحاسبية المتبعة في النظام المالي.

5-3 يتم سداد مصروفات ونفقات الجمعية بإحدى الطرق التالية:

5-3-1 نقداً من عهدة الصندوق والمصاريف النثرية، بحيث لا يتجاوز الحد المسموح لامين الصندوق الاحتفاظ به نقداً.

5-3-2 شيك مسحوب على حساب الجمعية بالبنك.

5-3-3 حوالة بنكية رسمية بموجب مستندات قانونية ومالية.

5-3-4 الاصل في الصرف ان يكون بموجب شيكات بنكية من أجل الضبط الداخلي، ومع ذلك يجوز الصرف من العهدة النقدية بالصندوق وفقا للنظام الاساسي للجمعية.

5-4 يتضمن سند الصرف عند صرفه البيانات التالية:

5-4-1 اسم المستفيد.

5-4-2 المبلغ نقداَ أو شيك.

5-4-3  في الشيك يكتب رقم الشيك والبنك المسحوب عليه ورقم الحساب.

5-4-4 المبلغ المصروف رقماً وكتابتاً.

5-4-5 سبب الصرف

5-4-6 التوجيه المحاسبي لعملية الصرف ( إعتماد الصرف والموافقة عليه).

5-4-7 توقيع الاطراف المشتركة في الصرف ( من أعده ، من راجعه ودققه، مسؤول الشؤون المالية).

5-4-8 توقيع المستفيد من الصرف وكتابه اسمه.

5-4-9 أن يكون السند يحمل إسم وشعار وختم الجمعية ورقم متسلسل.

5-4-10 عند إلغاء سند صرف يرفق الاصل مع نسخه المتبقية المتسلسلة او مع صورته ويوضح سبب الالغاء مع ذكر اسم معدّ السند الثلاثي وتوقيعه وتاريخ الالغاء.

5-5 الشيك

     يراعى عند صرف (كتابة) شيك لمستفيد ما يلي:

5-5-1 ذكر الاسم الصريح للمستفيد أو الجهة المستفيدة.

5-5-2 تسجيل المبلغ المدفوع ( المصروف ) رقماً وكتابتاً.

5-5-3 كتابة التاريخ والتأكد من وجود رصيد بالحساب يوم الصرف.

5-5-4 ختم الشيك بصرفه للمستفيد الاول ويصرف بتاريخه.

5-5-5 كتابة الغاية من صرف الشيك بشكل مختصر او الاشارة الى رقم أمر أو مستند الصرف.

5-5-6 اعتماد الشيك وتوقيعه من المخولين بالتوقيع والمعتمدين بالتوقيع لدى البنك والوزارة.

5-5-7 يحظر إصدار شيك بدون مستند صرف وبدون رصيد.

5-5-8 الحصول على سند قبض من المستفيد أو الجهة المستفيدة من الشيك.

5-6 يتم الدفع والصرف بعد استلام الاصناف او البضائع او المشتريات وتوريدها للمستودعات أو تقديم خدمة معينة، او بعد قيام الطرف الاخر القيام بالتعهد او الاعمال الموكلة اليه من قبل الجمعية مقابل الحصول على المبلغ المصروف مقابل هذه الخدمة.

وسند الصرف النقدي او الشيك دليل على براءة ذمة الجمعية  تجاه الغير من الموردين ومقدمي الخدمات المختلفة للجمعية ومستفيديها، فلا بد من اتباع الاجراءات الرسمية المذكورة اعلاه بهذا الخصوص.

5-7 الصرف للتعاقدات والمشتريات

 لا بد من التدقيق والتحقق من أن المبلغ المطلوب انفاقه او صرفه يطابق ما هو وارد بشروط التعاقد، وعليه يراعى ما يلي:

5-7-1 أن تكون الفواتير أو المطالبة أصلية وعليها إسم المورد أو مقدم الخدمة ومختومه.

5-7-2 أن يكون المستند صادر بإسم الجمعية.

5-7-3 التأكد من استلام البضاعة أو الخدمة ومطابقتها للمواصفات المطلوبة.

5-7-4 صورة من أمر الشراء أو تقديم الخدمة وتوريدها.

5-7-5 محاضر استلام الاعمال المقدمة.

5-7-6 التأكد من أن الفاتورة لم يتم صرفها من قبل.

5-7-7 ختم جميع المستندات والفواتير والمطالبات بختم ( تم الصرف ) حال سدادها.

أي مستند صرف لا بد من وثائق (بيانات، فواتير، كشوفات، مطالبات، مستندات،  …) تؤيده، بحيث تكون مبررة لعمليات صرف النفقات والتي يجب ان ترفق مع مستندات الصرف في النظام.

وتكون الوثائق المؤيدة بإسم الجمعية الصريح وليس بإسم أحد المنتسبين أو أعضاء الهيئة الادارية، وتكون بتواريخ حديثة قريبة من التاريخ المقدمة فيه.

5-8 صرف الرواتب والاجور

5-8-1 تجهيز كشوف الرواتب والاجور من قبل ادارة شؤون الموظفين أو الموارد البشرية، وبعدها يرسل للشؤون المالية.

5-8-2 تدقيق الكشوفات ومراجعتها من قبل الشؤون المالية.

5-8-3 موافقة الهيئة الادارية على الكشوفات، ومن ثم تقوم الشؤون المالية بطباعة اسماء الموظفين والمبالغ المستحقة وكشوفات تحويل الرواتب الى البنك او الاستلام النقدي من الصندوق وتوقيع كافة كشوفات صرف الرواتب من الموارد البشرية والمالية والادارة.

5-8-4 تصرف الرواتب مع نهاية كل شهر ميلادي، ولا يحق تأخيرها عن ذلك الا بظرف قاهر.

ويجوز صرف الرواتب قبل موعدها بعد موافقة الهيئة الادارية في المواسم والاعياد او عند استحقاق الاجازة السنوية بداعي السفر او مدة الاجازة الطويلة أو ان يكون الموظف بمهمة خارجية.

5-9 العهدة المالية ( السلفة )

5-9-1الاصل في الصرف ان يكون بموجب شيكات بنكية من أجل الضبط الداخلي، ومع ذلك يجوز الصرف من العهدة النقدية بالصندوق وفقا للنظام الاساسي للجمعية.

5-9-2 العهدة المالية أو السلفة هي المبلغ المسلم لأمين الصندوق أو أحد الموظفين للصرف والدفع منه على النفقات والمدفوعات النثرية والعاجلة بناءً على احتياج العمل.

5-9-3 يجب الفصل بين العهدة المالية وبين المبلغ المالي المصروف لتغطية نشاط أو مشروع معين من أعمال وأنشطة الجمعية.

5-9-3 يجب أن تكون كل عهدة مالية مستقلة، ولا يصرف عهدة مالية من عهدة أخرى.

5-9-4 تحدد كل إدارة أو قسم أو من صرف له العهدة الغاية من العهدة والبنود المالية التي ستصرف عليها وتغطيها.

5-9-5 يتم صرف العهدة بموجب مستند صرف رسمي، وبنسخ وسجلات رسمية محفوظة لدى جميع الاطراف.

5-9-6 إعداد كشوفات مالية بالنفقات والمصروفات من العهدة وتقديمها للشؤون المالية لتدقيقها ومراجعتها، واتخاذ قرار بصرف مبلغ مالي كسلفة وعهدة مالية جديدة او عدم الصرف.

5-9-7 التدقيق والجرد الدوري للعهدة والسلفة من قبل الشؤون المالية.

5-9-8 لا تصرف الرواتب والاجور والمكافآت والحوافز من العهدة والسلفة المالية.

5-9-9 على من يستلم العهدة أو السلفة المالية أن يكون من العاملين الدائمين الثابتين بالجمعية، والتوقيع على المستندات الرسمية باستلام العهدة، والتفويض من الهيئة الادارية باستلام العهدة.

5-9-10 يتم تصفية العهدة المالية وتسليمها في نهاية السنة المالية ويتم توريد المبلغ المتبقي للصندوق او البنك، وكذلك يتم تسليم العهدة عند طلب الهيئة الادارة لذلك لانتهاء الغرض من العهدة، وتسلم العهدة عنما تُنقل من موظف لآخر لأي سبب سواء انتقل الموظف او حصل على اجازة او انتهت خدماته، او المرض او الوفاة .

5-9-11 يتم تسليم العهدة او السلفة المالية من خلال مستند صرف يتضمن ما يلي:

5-9-11-1 ان تكون المستندات بدفاتر رسمية مطبوعة بارقام متسلسلة.

5-9-11-2 ان تكون معتمدة من الهيئة الادارية والشؤون المالية.

5-9-11-3 توقيع مستلم العهدة على المستند وكتابة اسمه الثلاثي.

5-9-11-4 كتابة المبلغ رقماً وكتابتاً.

5-9-11-4 كتابة سبب الصرف بشكل ووصف كامل.

5-9-11-5 تكون المستندات بإسم الجمعية الصريح وتحمل شعارها وختمها.

5-9-11-6 تاريخ المستند قريب لتاريخ تقديمها.

5-9-11-7 أن يكون مبلغ العهدة وفقاً للنظام الاساسي ولا يزيد عما تحددة الهيئة الادارية.

5-9-12 يصرف مبلغ العهدة على الاغراض التي طلبت من أجلها.

5-9-13 يتم تسوية العهدة في مدة لا تتجاوز 3 أيام من تاريخ انتهاء الغرض منها.

5-9-14 لا بد من تصفية حساب العهدة، ولا يحصل الموظف الذي بعهدته السلفة المالية الا بعد تسليم العدة واخلاء طرفه وتقديم الكشوفات وتسليم المبلغ المتبقي للصندوق او الشؤون المالية.

5-10 التعاقد

5-10-1 يتم تأمين احتياجات الجمعية من الخدمات المتنوعة والمختلفة من خلال عقود سنوية او حسب الخدمة المقدمة ومدتها، ويتم اعتماد العقود من قبل الهيئة الادارية للجمعية.

5-10-2 يلزم اعتماد العقود وتقديم الخدمات أن تنفذ بشكل سليم ومطابق للمواصفات والمتفق عليه، ويتم الاشراف ومتابعة التنفيذ من قبل القسم المعني بتلك الخدمات والاعمال، ومسؤول عن صحة تنفيذها.

والشؤون المالية عند صرف الدفعات تتأكد من سلامة التنفيذ عن طريق القسم المسؤول بأن تنفيذ الخدمة تم بالشكل السليم وعلى الوجه المطلوب.

5-10-3 يجوز تجديد عقود الخدمات ( بعد موافقة الهيئة الادارية) وفق للشروط المنصوص والمتفق عليها للعقود المنتهية إذا تحقق ما يلي:

5-10-3-1 أن يكون مقدم الخدمة قد قام بتنفيذ الالتزامات بشكل مقنع ومرضي في العقد السابق.

5-10-3-2 ان يكون طرأ انخفاض واضح وملحوظ على الاسعار او الاجور بخدمات العقد او اي تغيرات عامة بمضمون وشكل الخدمة المقدمة.

المادة (6)  الحسابات البنكية:–

6-1 لا بد أن يكون للجمعية حساب بنكي رسمي تودع فيه ايراداتها، وصلاحية التوقيع على الحسابات وفق النظام الاساي مقتصرة على أمين الصندوق ( توقيع أساسي) وتوقيع رئيس الجمعية أو نائب رئيس الجمعية، حسب أنظمة وزارة التنمية الاجتماعية.

6-2 صلاحية الحساب تكون حسب مدة انتخاب الهيئة الادارية، ولا بد من تحديث البيانات للحساب بشكل دوري وحسب تعليمات البنك الذي فيه حساب الجمعية.

6-3  اعلام البنك بشكل فوري عند تعديل او سحب او اضافة صلاحيات شخص مفوض بالتوقيع.

6-4 فتح الحساب يتم من خلال خطاب خطي موقع ومختوم من وزارة التنمية باسم الجمعية واسماء من هم مفوضين بالتوقيع، ويتم إيداع جميع ايرادات الجمعية في هذا الحساب.

6-5 الاشراف المباشر على الحساب من قبل الشؤون المالية، ومتابعة الحساب البنكي أول بأول وعمل الكشوفات والتسويات الشهرية.

6-6 استلام دفاتر شيكات بإسم الجمعية الصريح وبأرقام متسلسلة متتابعة مطبوعة على الشيكات، والشيكات التالفة أو ما حدث فيها خطأ أثناء الكتابة فإنها تلغي ويكتب عليها بوضوح كلمة ملغي أو لاغي حتى يبطل استعمالها.

6-7 المراقبة على الشيكات الملغاه والغير مستعملة ويجب حفظ هذه الشيكات بترتيب تسلسلها الرقمي في دفتر الشيكات.

6-8 الكتابة على الشيكات تكون مطبوعة من خلال الكمبيوتر ، لحماية الشيكات الصادرة من محاولة تغير بيانات ومعلومات الشيك وقيمته وتاريخه.

6-9 كتابة بيانات الشيك بشكل واضح ( المستفيد، القيمة رقما وكتابة، التاريخ، سبب الصرف)، ويختم الشيك يصرف للمستفيد الاول ويصرف بتاريخه.

6-10 تحرر الشيكات للجهات المستفدية مقابل خدمة معينة للجمعية باسم شخص معين او اسم الجهة المستفيدة.

6-11 يمنع منعاً باتاً تحرير شيك لحامله، لا بد من اسم صرح للمستفيد.

6-12 يمنع منعاً باتاً توقيع شيك على بياض، ويمنع إصدار شيك بدون رصيد بالبنك.

6-13 تحتفظ الهيئة الادارية او من تفوضه بدفاتر الشيكات، وتسلم الشيكات للموظف المختص أول بأول حسب الحاجة.

6-14 الاحتفاظ بصورة من الشيكات الصادرة وأرشفتها بسجلات الجمعية.

6-15 يصرف الشيك للمستفيد الاول شخصياً بعد التأكد من إثبات الشخصية، أو بتوكيل معتمد.

6-16 متابعة وتدقيق الشيكات مع حساب البنك أول بأول، وتتبع الشيكات المعلقة المتأخرة بالصرف وعرض الأمر على الشؤون المالية والهيئة الادارية لاتخاذ ما يلزم.

6-17 إعداد كشوفات شهرية يلخص الدفعات المالية بالشيكات من أجل المتابعة والرقابة.

6-18 في حالة فقدان أي شيك يلزم إبلاغ البنك المسحوب عليه الشيك فوراً لإيقاف صرف الشيك، ويذكر بخطاب ابلاغ البنك رقم الشيك وتاريخ الصدور وتاريخ الصرف وقيمة الشيك ويرفق صورة عن الشيك.

6-19 من فقد الشيك يتحمل المسؤولية المترتبة على الفقدان، ويوقع على إقرار بذلك، وتتخذ كافة الضمانات والاجراءات قبل صرف شيك بدل فاقد، ويكتب بشكل واضح على الشيك الجديد (حرر هذا الشيك بدلا من الشيك رقم كذا الصادر بتاريخ كذا والذي أقر من صدر له أنه فقده).

6-20 عمل تسويات شهرية بين رصيد البنك بسجلات الجمعية المالية وكشف الحساب المستلم من البنك ، وذلك من أجل التحقق من صحة العمليات البنكية، والتأكد من مطابقة حساب البنك مع سجلات حساب الجمعية.

6-21 الاحتفاظ بدفاتر الشيكات المستعملة وأرشفتها حسب تسلسلها للرجوع اليها عند اللازوم والحاجة.

6-22 تستخدم دفاتر وأوراق دفاتر الشيكات وفق تسلسلها الرقمي.

المادة (7)  الصندوق ( الخزنة أو القاصة ) :-

7-1 يتم إنشاء خزنة أو صندوق في الجمعية  تتولى مهام إستلام المبالغ النقدية والشيكات وسندات القبض.

7-2 أمين الصندوق في الجمعية يجب أن يكون مؤهل علمياً وعملياً وأن يكون صاحب ثقة وأمانة وأن يكون أردني الجنسية، وإن لزم يطلب منه الضمانات والكفالات اللازمة لذلك.

7-3 لا بد من اجراء جرد دوري من قبل الشؤون المالية من وقت لآخر، واتخاذ الاجراءات اللازمة حالة العجز بالصندوق والتحقيق مع المتسبب.

7-4 لا يجوز لامين الصندوق حفظ أي أموال غير أموال الجمعية بالخزنة أو الصندوق، وفي حال وجود غير أموال الجمعية يحال أمين الصندوق للتحقيق لاتخاذ الاجراء المناسب.

7-5 إستعمال قاصة حديدية ضد الحريق ومثبته بشكل ممتاز غير قابلة للسرقة، وتكون القاصة مقفلة عندما لا يكون داعي لاستعمالها.

7-6 يحتفظ أمين الصندوق  والشؤون المالية بالمبالغ النقدية والشيكات والسندات المالية بالقاصة.

7-7 للهيئة الإدارية إن رأت ما يلزم التأمين على أمين الصندوق وعلى الخزنة أو القاصة لدى إحدى شركات التأمين.

7-8 أمين الصندوق مسؤول عن الحركة النقدية للخزنة وتسجيل جميع الحركات المالية بسجلات الجمعية المالية الالكترونية والورقية، ويقوم أمين الصندوع بعمل جرد يومي وجرد دوري شامل للتأكد من سلامة وضع الخزنة المالي.

7-9 يعمل أمين الصندوق كشف حركة يومي للصندوق من مقبوضات ومدفوعات موضحاً فيه رصيد أول المدة ومن ثم المبلغ المدور من اليوم السابق يضاف له المقبوضات وتطرح المدفوعات والناتج يكون الرصيد المدور لليوم التالي.

7-10 عند تغيير أمين الصندوق أو الخزنة لأي سبب كان، لا بد من تشكيل لجنة جرد وإعداد محضر تسليم واستلام ، ولا تخلى مسؤولية أمين الصندوق القديم إلا بعد تسوية كافة المتعلقات المالية والادارية وغيرها.

7-11 في حال وفاة أو مرض أو غياب أمين الصندوق ( وجود حائل يحول بينه وبين حضوره لفتح الخزنة أو القاصة )، وكان هناك ضرورة حتمية لفتح الخزنة أو الصندوق فإن الهيئة الادارية تشكل لجنة لفتح الصندوق أو الخزنة وجردها وإعداد كشف واقعي لموجودات الخزنة.

المادة (8) المخزون ( المستودعات ) :-

8-1 يكون للجمعية مستودع لتخزين المواد والتبرعات العينية.

8-2 قسم المستودعات هو المسؤول عن استلام وصرف وتخزين المواد التي يتم شراؤها أو توريدها أو المتبرع بها ويكون ذلك بالتنسيق مع قسم المشتريات.

8-3 أمين المستودع هو المسؤول عن محتويات المستودع.

8-4 من مسؤوليات أمين المستودع تنظيم وترتيب موجودات المستودع بحيث يسهل الوصول إليها وصرفها والمحافظة عليها من التلف والفقد والضياع.

8-5 يتسلم أمين المستودع موجودات المستودع بموجب محضر جرد أو تسليم رسمي.

8-6 عند ترك أمين المستودع العمل أو حصوله على اجازة فإنه يتم استلام محتويات وموجودات المستودع بموجب محضر جرد فعلي واقعي ويوقع المحضر من قبل لجنة الجرد والتسلية وأمين المستودع القديم والجديد.

8-7 تسليم وإخراج أي من موجودات المستودع يتم من خلال طلب صرف رسمي من قبل أصحاب الصلاحية الشؤون المالية والادارية.

8-8 عند إتمام صرف المواد أو الموجودات يقوم أمين المستودع بإستخراج سند صرف مواد يوقع عليه المستلم.

8-9 لا يجوز تخزين أي مواد مهما كانت غير مملوكة للجمعية بمستودع الجمعية، ويتحمل أمين المستودع التبعات القانونية بعد التحقيق بذلك.

8-10 تحتفظ الشؤون المالية بسجلات مراقبة موجودات المستودعات، ويحتفظ أمين المستودع ببطاقات لأصناف المواد الواردة والموجودة بالمستودع.

8-11 إخضاع المستودعات للجرد الدوري الشامل للتأكد من سلامة وكمية وعدد الموجودات.

8-12 حركات المستودع ( الصرف والاستلام ) تتوقف أثناء عملية الجرد الفعلي للتأكد من المخزون الحقيقي.

8-13 إعداد قوائم بمواد وموجودات المستودع لتسهيل تسجيل كمياتها أثناء الجرد.

8-14 في حالة وجود فروقات بعد الجرد فيجب البحث عن المفقودات وأسباب الفروقات وإجراء التحقيقات اللازمة لذلك.

8-15 الزيادة أم النقص الناتجة عن تسوية فروقات المخزون في المستودع تسجل في حساب الزيادة أو النقص في المخزون.

المادة (9)  الاستثمار ( المشاريع الانتاجية ) :-

9-1 يحق للجمعية فتح مشاريع استثمارية وانتاجية توفر سيولة وتدفقات نقدية للجمعية، بعد موافقة الهيئة العامة.

9-2 يسبق أي مشروع إستثماري إو انتاجي دراسة جدوى شاملة ( اقتصادية وفنية ومالية وقانونية واجتماعية ).

9-3 إلغاء المشاريع الاستثمارية القائمة يتم من خلال الهيئة الادارية وموافقة الهيئة العامة مع بيان الاثار المالية والقانونية المترتبة على ذلك.

9-4 عوائد استثمارات الجمعية ومشاريعها الانتاجية تستخدم في تغطية نفقات ومصروفات الجمعية وبرامجها وأنشطتها المختلفة.

9-5 في حال خسارة أي من استثمارات الجمعية ، فالخسارة تغطى من ميزانية الجمعية للسنة الحالية وإن لم يكفي يرحل العجز أو الخسارة لتغطيته من السنوات القادمة.

المادة (10) الأصول الثابته :-

10-1 الاصول الثابتة في الجمعية تتمثل بشراء واقتناء وتملك الاراضي والمباني والمرافق ووسائل النقل والاثاث، ويهدف تسجيل الأصول الثابتة إلى تحقيق الرقابة على الممتلكات والاثاث والمعدات، والتأكد من تسجيلها وتصنيفها بشكل صحيح وفق الاصول المالية والمحاسبية، وتدرج الاصول في قائمة الأصول الرأسمالية.

10-2 يتم تملك الاصول وفق الاجراءات المعتمدة والرسمية ويتم تسجيلها وتقيدها بكلفتها بتاريخ التملك.

10-3 يتم احتساب قيمة الاستهلاك ( الاهلاك ) السنوي للاصول في ميزانية الجمعية.

10-4 توثيق الاصول من خلال بطاقات خاصة توثق نوع الاصل وتاريخ تملكه.

10-5 دورة شراء وتملك وحيازة واثبات وتسجيل الاصول تتم كما يلي:

10-5-1 تعبيئة نموذج شراء الأصول الثابته أو تغيرها أو التخلص منها من قبل الادارات والاقسام المعنية.

10-5-2 تقديم النموذج لمسؤول المشتريات للموافقة على شراء الاصل المطلوب، ويرفق معه ما يلزم من عرض أسعار وكتالوج وعروض فنية.

10-5-3 مراجعة طلب الشراء من قبل الهيئة العامة والهيئة الادارية والشؤون المالية والمحاسبة وإبداء الرأي المالي بذلك، وبعد اعتمادة والموافقة عليه يرسل الى الادارة او القسم المعني.

10-5-4 تقوم الادارة أو القسم المعني بتجهيز طلب الشراء وتقديمه للمشتريات مرفقا الموافقة المالية على الشراء، وبعدها تقوم الادارة او القسم المعني بشراء الأصل والتأكد من سلامته ومطابقته للمواصفات.

10-5-5 إصدار شيك بقيمة الاصل وفق إجراءات الدفع المتبعة.

10-5-6 تسليم المحاسبة المستندات الخاصة باستلام الاصل وتقيده بسجلات الجمعية.

10-6 تحديث سجلات الاصول والموجودات الثابتة بشكل دوري، من خلال إدخال الاصناف الجديدة وحذف ما يُستغنى عنه أو ما يتم بيعه أو شطبه.

10-7 يجب إبلاغ الشؤون المالية والمحاسبة بأي عملية على الاصول والموجودات الثابتة.

10-8 جرد الموجودات والاصول الثابتة سنويا وتسوية نتائج الجرد من سجلات الجمعية الخاصة بالاصول الثابتة.

10-9 يتم تقيد الموجودات والاصول الثابتة المستهلكة في سجلات الموجودات ويتم تقييد استهلاكها التراكمي ما دامت هذه الموجودات قيد الاستخدام.

10-10 يتوقف حساب استهلاك الاصل بتاريخ الاستغناء عنه.

10-11 تظهر الاصول الثابتة في القوائم المالية بتكلفتها التاريخية مخصوم منها مجموع الاستهلاك المتراكم.

المادة (11) المخالفات المالية :-

11-1 في حال حدوث مخالفة مالية تشكل لجنة من قبل الهيئة الادارية للجمعية للتحقيق في المخالفة، ويرفع تقرير مفصل لاتخاذ القرار المناسب.

11-2 من يقوم بتزوير مستندات الجمعية المالية او الادارية أو يقدم مستندات مزورة أو معلومات كاذبة ( أو يُعين على ذلك )  ويتمكن من خلالها الحصول على أموال من الجمعية أو الاحتيال على الآخرين، فإنه يجب عليه رد تلك الأموال مباشرة، وتتخذ بحقة الاجراءات النظامية والقانونية المناسبة.

11-3 من يختلس مبلغ من أموال تخص الجمعية  بأي طريقة تم بها الاختلاس فإنه يجب عليه رد تلك الأموال مباشرة، وتتخذ بحقة الاجراءات النظامية والقانونية المناسبة.

11-4 من يثبت استغلاله لوظيفته من أمناء المستودعات والصناديق أو أي من ممتلكات الجمعية فإنه يجب عليه تعويض الجمعية عن قيمه الممتلكات المغتصبة أو المسروقة أو إذا ساعد على سرقتها والسطو عليها ، وتتخذ بحقة الاجراءات النظامية والقانونية المناسبة.

11-5 الموظف الذي يرتكب مخالفة مالية عن طريق الاهمال أو التقصير، فإنه يحقق معه في ذلك وينال عقوبة تناسب مخالفته، وإلتزامة بعدم العودة لمثل تلك المخالفات.

11-6 عند تكرار المخالفات المالية في إدارة أو قسم معين خاصة المعنية بالتعامل مع الاموال فإنّ المدير والمسؤول المباشر يتحمل مسؤولية تلك المخالفات وتتخذ الاجراءات القانونية بحقه.

المادة (12)  الموازنة التقديرية :-

12-1 تعد الجمعية خطة سنوية مشتقة من خطتها الاستراتيجية، وتشمل ما يلي:

12-1-1 البرامج والانشطة.

12-1-2 الخطة التشغيلية أو التنفيذية.

12-1-3 التبرعات والايرادات.

12-1-4 الاصول والاستثمارات.

12-1-5 المصروفات والنفقات.

12-1-6 المشاريع الانتاجية والاستثمارية.

12-2 الموازنة التقديرية تساعد إدارة الجمعية على تقدير الاحتياجات والسيولة النقدية اللازمة لتسير أعمال الجمعية وسداد الإلتزامات والنفقات الدورية.

12-3 يتم إعداد الموازنة التقديرية للجمعية من خلال بنود خطتها التشغيلية بأقسامها التالية:

12-3-1 موازنة البرامج والانشطة والمبادرات.

12-3-2 موازنة النفقات التشغيلية من كلفة الموارد البشرية والتوظيف ونفقات المواد الاولية والاساسية والخدمات وكلفة المعدات والتجهيزات والقرطاسية والكهرباء والاتصالات والنقل و ……، ويضاف بند خاص بالمصاريف الطارئة أو الغير متوقعه.

12-3-3 موازنة الايرادات والتبرعات وتشمل كافة ايرادات الجمعية من المشاريع الانتاجية والاستثمارية والتبرعات والدعم المقدم للجمعية من المتبرعين والجهات الداعمة.

12-3-4 الموازنة الرأسمالية وتشمل موازنة الأصول الثابتة وموازنة الاستثمارالمتعمدة بخطة الجمعية التشغيلية.

12-3-5 الموازنة النقدية التقديرية وتشمل إعداد موازنة بحركة السيولة النقدية للجمعية من خلال الايرادات والنفقات ورصيد النقدية المتوقع أول المدة.

12-3-6 القوائم المالية التقديرية وتشمل قائمة الايرادات والمصروفات التقديرية للجمعية بالاضافة إلى قائمة المركز المالي التقديرية وفق بيانات الميزانيات السابقة.

12-4 يتم إعداد الموازنة التقديرية للجمعية من خلال تشكيل لجنة مختصة من قبل الهيئة الادارية، حيث تقوم هذه اللجنة بوضع الموازنة التقديرية وفق السياسات والاجراءات العامة للموزانات التقديرية من خلال التصور النهائي للخطة التشغيلية.

وتشكل اللجنة قبل نهاية السنة بشهرين، وتقوم اللجنة بالتنسيق مع الإدارات والاقسام المختلفة في الجمعية وتوزيع نماذج إعداد الموازنة عليهم، وبناء عليه تقدم كل إدارة أو قسم خطته التشغيلية السنوية والموازنة التقديرية المتوقعة.

12-5 تقوم لجنة الموازنة بدراسة الموازنات المقدمة من الادارات والاقسام وتناقشها معهم، وبعدها إعداد موازنة الجمعية المجمعة التقديرية ومناقشتها مع كافة ممثلي الادارات والاقسام.

12-6 يتم إعداد الموازنات بشكل شهري وربع ونصف سنوي، ويتم اعتماد مسودة الموازنة من اللجنة المختصة وترفع إلى الهيئة الادارية لاعتمادها ثم اعتمادها من الهيئة العامة للجمعية.

12-7 يمكن للجنة الموازنة الاجتماع بشكل دوري (ممكن ربع سنوي) أو عند الحاجة لمراجعة وتحديث الموازنة ورفع التقرير للهيئة الادارية.

12-8 تقوم إدارة الشؤون المالية بمراجعة وتقييم الموازنة بشكل شهري، وتقدم تقرير يقارن النتائج الفعلية مع التقديرية.

12-9 يتم تحديد نسب لحد الانحراف المقبول لبنود الموازنة التقديرية والنتائج الفعلية عند إعداد الموازنة التقديرية.

12-10 يتم مناقشة الانحرافات عن النتائج الفعلية مع مديري الادارات والاقسام وعلى الجميع تقديم المبررات والمعلومات للفروقات مدعمة بالوثائق.

المادة (13)  المراجعة والتدقيق والتقارير :-

13-1 يكون للجمعية وحدة رقابة مالية داخلية، للاشراف ومتابعة كافة الأعمال المالية في الجمعية.

13-2 يكون للجمعية مدقق حسابات ( محاسب قانوني ) خارجي لمراقبة حسابات الجمعية واعتماد قوائمها المالية، وتقديم ميزانية الجمعية عن السنة الماضية.

13-3 تقوم الشؤون المالية بتقديم تقرير دوري ربع سنوي وآخر نصف سنوي لاعمال الجمعية المالية، ومبين فيه المركز المالي للجمعية ومقدار العجز أو الفائض النقدي، وتقديم موازين شهرية مفصلة لمجاميع الارصدة والتفصيلات المطلوبة لجهاز الرقابة المالية.

13-4 يتم في نهاية كل سنة مالية إعداد القوائم المالية والحسابات الختامية المعتمدة من مدقق الحسابات الخارجي، وتعرض هذه الحسابات في اجتماع الهيئة العامة للجمعية أول السنة الجديدة.

13-4 يكون للجمعية نظام محاسبي ومالي يثبت كافة القيود المالية والمحاسبية.

13-5 بنهاية السنة المالية لا بد من تضمين ما يلي ( وتقديمه للوزارة ):

13-5-1 محضر اجتماع الهيئة العامة يفيد باطلاعه على الميزانية العمومية وإقرارها ، وكذلك انتخاب مدقق الحسابات القانوني، والاطلاع على الموازنة التقديرية والخطة التشغيلية للسنة القادمة.

13-5-2 محضر جرد الصندوق ( الخزنة أو القاصة ).

13-5-2 محضر جرد المستودع.

13-5-3 محضر بالاصول والموجودات الثابتة.

13-5-4 كشف رصيد الجمعية لدى البنك، وكشف تسوية حسابات.

13-5-5 بيانات تحليلية توضح مصروفات وايرادات البرامج والانشطة ومقدماتها ومستحقاتها وإظهار التبرعات العينية.

13-5-6 كشف استهلاك الأصول الثابتة وكشف تحليل حركة الأصول بالإضافات والاستبعادات أثناء العام وصولا إلى الرصيد وقيمة الاصول والموجودات الثابتة.